O processo de unificação de documentos pode ser dividido de duas formas: a
unificação e
a
aglutinação.
O processo de
unificação de documentos permite que vários documentos possam ser auto-envelopados ou envelopados num único objeto de postagem com códigos de auditagem e CIF (Correios) individuais, um para cada objeto.
As premissas básicas para este processo são, por exemplo, para boletos de cobrança:
- mesmo endereço do sacado (destinatário);
- mesmo nome do cedente;
- mesmo endereço de devolução do objeto.
Desta forma, o software de unificação deverá identificar os documentos que possuem as mesmas propriedades supracitadas e compor os documentos personalizados, inserindo os códigos de auditagem e CIF correspondentes para cada conjunto homogêneo, além das marcas ou códigos de barras necessárias para o acabamento dos documentos.
Já o processo de
aglutinação envolve o agrupamento de diversos objetos de postagem e sua inserção em sacos plásticos, tornando o conjunto num único e novo objeto de postagem.
As premissas básicas para a aglutinação poderão ser:
- mesmo endereço de destinatário dentro de um prédio ou condomínio, por exemplo, todas as contas de telefone de todos os apartamentos de um prédio;
- mesmo endereço de destinatários, por exemplo, duas contas de telefone para o mesmo endereço de destino.
Desta forma, o software de aglutinação deverá identificar todos os objetos já acabados (envelopes ou auto-envelopes), através de códigos de barras, para que o equipamento de ensacado possa aglutinar todo o material.
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Unificação
O software pode gerar arquivos para a impressão de documentos com as seguintes características:
- documentos de uma folha para auto-envelopamento. Cada objeto de uma folha com seu código de auditagem e CIF;
- documentos com mais de uma folha e até 4 folhas para auto-envelopamento em equipamento Multiplex (Fabricante Laurenti). Este equipamento aceita até 5 folhas, entretanto o usuário decidiu e por motivos de qualidade do objeto final, limitar a 4 folhas. Cada conjunto de 2, 3 ou 4 folhas possui um código de auditagem e seu próprio CIF. Cada folha do conjunto deverá conter os códigos de barras necessários para que a Multiplex possa identificar o conjunto homogêneo;
- documentos com mais de 4 folhas e até 25 folhas. Estes documentos serão envelopados em equipamentos de inserção e em envelopes A4 com janelas. Da mesma forma que os anteriores (de 2 até 4 folhas), cada conjunto deverá conter um código de barras para auditagem, o código CIF e as marcas óticas ou códigos de barras para identificação de cada conjunto homogêneo.
Eventualmente, e por motivos de contingência de equipamentos de acabamento, os documentos de 2 até 4 folhas poderão ser processados nas inseridoras e, neste caso, deverão ser gerados com as marcas ou códigos para os dois tipos de equipamento.
Neste processo é importante assinalar que o software inclui também um formatador de documentos (
Format), pois a posição dos campos de endereçamento e códigos de auditagem, CIF e de acabamento exigem uma reformatação para adequá-los ao processo de auto-envelopamento e de inserção (janelas dos envelopes).
Aglutinação
Como o equipamento de aglutinação possui escaninhos, onde deverão ser colocados os objetos, algumas restrições deverão ser atendidas, tais como:
- a espessura máxima do saco com todos os documentos não deverá ultrapassar os 15 mm que representa aproximadamente 10 envelopes Nº. 10 (106 mm X 222 mm) com 1 ou duas folhas dentro;
- o peso máximo do saco não deverá ultrapassar o ½ quilo. Além desse peso deverá ser usado outro esquema para a postagem tal como Sedex
- nos escaninhos deverão ser colocados:
- um escaninho para a folha de rosto que vai junto com os objetos;
- outro para os objetos de 1 e 2 folhas;
- um terceiro para os objetos de 3 e 4 folhas;
- e assim sucessivamente.
O software deverá separar os documentos por grupos para impressão e acabamento, em função do seu peso (quantidade de folhas), e gerar um arquivo que permita ao equipamento de ensacado identificar, através de um código de barras como o de auditagem, quais documentos deverão ser colocados no mesmo saco plástico.
A necessidade de separar os objetos pela quantidade de folhas (de 1 e 2, de 3 e 4, etc.) e por escaninhos é devido ao fato de cada escaninho possuir uma janela de passagem, que deve ser ajustada à espessura do objeto.
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